1日にたくさんのメールが集中する、忙しい社会人が即時に返事をくれるとは限りません。
タイミングを逃さないようにするには電話が最も確実です。
また、人事担当者など会社宛のメールは、当人以外のスタッフが確認して出力し、複数で回覧するケースがあります。誰が読んでも問題ないように、内容や言葉遣いにはくれぐれも注意してください。
電話は相手の状況に関わらずコンタクトが取れる手段であるため、相手の様子がわからに場合は、いつかけて良いか気後れするかもしれません。しかし勤務時間中にオフィスにかける分には失礼になりません。
電話をかける場合は最初に用件を伝え、「いま、お話ししても大丈夫ですか?」と最初に尋ねれば良いのです。不在の場合には、伝言をお願いすることも可能です。
また事前に、相手にとって電話するのに都合の悪い日時を聞いておくことも大切です。
例えば月曜日の午前中は必ず朝礼やミーティングがあるので緊急以外の電話は受けたくない、などと教えてもらえるはずです。
外出することが多い人は、携帯電話の番号を教えてくれるケースもあります。この場合も、かけて良い時間帯を確認しておくとかけやすくなります。
また、直筆の手紙や葉書も活用してほしい手段の一つです。OB訪問などのお礼では簡易なメールよくも感謝の気持ちが伝わりやすいと思います。
いずれにせよ、コミュニケーション手段を選ぶ際に必要なのは、相手にとって負担をかけない、失礼のない方法を選ぶというこころ配りです。この点は必ず忘れないでください。
新聞記者などは、記事を書く際、取材で「裏を取る」と言います。これは情報内容に間違いがないかを確認することですが、就職活動やビジネスシーンにおいても、集めた情報の裏を取ることは重要な作業です。
必ず複数のソースに当たって真偽を確認し、別の見方や意見も参考にするようにしてください。
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